こんばんわ。
今日もお疲れさまです。
谷口です。
本号では
「数字との向き合い方」と
「ビジネスEメールの基本 ■後半■」
についておおくりします。
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■ 1. 数字との向き合い方
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学生時代は成績、偏差値、社会人になってくると
会社の業績、個人の業績と数字が常につきまとってきます。
最近、弊社も個人の売上・入金数・担当案件数・納品数
などの細かい数字を毎日取ることにしています。
仕事の状況が客観的にわかり、改善に役に立つという
利点があるもののデメリットもあります。
それは、下手すると手段である数字が目的になってしまうということです。
営業マンが、お客様の状況、目指すところにあった商品を
提案するのではなく、自分の業績を上げるために
一番貢献できる商品を提案するということは
よくあることです。
数字はとてもわかりやすく、また他者とも比較しやすいので
つい手段である数字を目的としてしまいがちです。
ホームページのリースで約200億の年商を上げている会社が
ありました。
営業マンがどんどん中小企業・個人事業の方に
テレアポや飛び込みで
月2万円で3年リースでホームページの制作・運営を行うサービスを
販売して業績を伸ばしていた会社です。
総額72万円に見合わないホームページを
売りつけられた！と契約後、思う方が多く
その会社の昨年の業績は全盛期の5分の1です。
久しぶりに社名が2回変わったその会社の業績を見て
短期的に数字をおいかけて商売として本当に大切な目的
お客様の事業の発展に貢献する
ということができないとお客様はどんどん離れていくのだなと
痛感しました。
弊社も細かい数字を出すようにはしましたが、
決して短期的な数字を上げるためだけのセールスはせず、
「お客様の状況・目的に一番あった商品をご提案していく」
セールスをチームで継続していきたいなと思います。
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■ 2. 「ビジネスEメールの基本 ■後半■」
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こんばんは、黒田です。
先日お届け致しました「ビジネスEメールの基本■前半■」
の続きをご紹介致します。
改めまして、
Eメールとは、ビジネスを円滑に進める為の
コミュニケーションのひとつであります。
今回はビジネスEメールにおいて
送信時・プラスアルファのポイントをご紹介します。
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＜前提＞
コミュニケーションとは、人間が互いに意思・感情・意思を伝え合うこと。
言語・文字、その他視覚・聴覚に訴える
身振り・表情・声などの手段によって行う
つまり、「意思疎通を通じて相手と共通認識を持つ」こと
※気持ちは、相手に伝わって、はじめて成立したと言えるのが、
コミュニケーション。
・コミュニケーションの目的は、
伝える側と受け手が共通認識を持つ状態になること
・意思等が伝わったかの判断は、受け手が決める
・受け手に伝わりにくい手法は注意や配慮が必要
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＜送信時のポイント＞
■ポイント1.送信前に必ず読み返して内容を確認する
一度送信したら戻すことができないのが、Eメールでございます。
送信先、件名、本文ともに誤りがないか、誤字・脱字・変換ミスがないか、
失礼な表現がないかを確認の上で送信しましょう。
■ポイント2.資料を添付する場合は、PDF形式に変換して送信する
PDFファイルは再編集することができないため、送信後の資料の内容に
関するトラブルなどを未然に防ぐことができます。
（例）
エクセルでお見積をお送りしてしまうと、受信者に加工されてしまう
恐れがございます。
※必ずお見積等はPDFファイルでお送り致しましょう。
※PDF（Portable Document Format）とは、「電子文書」ともいわれる
ファイル形式の一つです。
■ポイント3.大容量ファイルを送信する際は注意する
サイズが大きいファイルは、圧縮したり、
「データ便」などの転送サービスなどを
ご活用頂き、受信者側に迷惑がかからないようにしましょう。
（データサイズ最大1Mbを目安にしましょう。）
※データが大きいと、受信者側のパソコンがフリーズ
（処理速度が追いつかず、パソコンが動かなくなってしまう状態）
してしまう恐れがございますので、注意致しましょう。
■ポイント4.メールの「開封要求」の使い方に注意する
受信者の都合を無視した送信者都合が強く映ってしまう恐れがありますので、
注意致しましょう。
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＜プラスアルファのポイント＞
■ポイント1.「CC」「BCC」を効果的に活用する
CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」
の略でございます。
「CC」は確認のために読んでほしいという場合、
「BCC」は知り合い同士ではない不特定多数の
相手に送信する場合などに使用致します。
■ポイント2.アドレス帳には”様”をつけて登録する
受信者がメールを見る際に、送信者がアドレス帳に登録している名称と
同様の形式で表記される場合があります。
失礼にあたる可能性がありますので、登録する際には注意が必要です。
■ポイント3.大切な用件や謝罪などの場合は、送信後に電話する
送信ミスや相手の確認もれなどにより、
伝えたいことが伝わらない可能性があり
ます。
大切な用件などの場合には電話でも確認しましょう。
謝罪や依頼などの場合には、直接口頭で伝えるのが礼儀でございます。
■ポイント4.先方のEメール使用状況や頻度を確認・把握しておく
コミュニケーション方法にも好き嫌いがあり、また仕事・職場環境によっては、
相手が常に送受信が可能とは限りません。
相手の状況を考えてEメールを活用する必要があり、
わからなければ確認しておきましょう。
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最後にEメールを活用する上で留意するポイントについて
■コミュニケーションの優先順位を考える。
1.直接伝える
↓
2.電話で伝える
↓
3.Eメールで伝える
※緊急の用件、お願い、お詫びを伝える場面にEメールは不向きでございます。
■文面を相手がどのように受け取る可能性があるかを常に考える。
※相手への配慮を忘れないようにしましょう。
■ビジネス上の書類作成と同じ配慮が必要になる。
※誤字脱字、言葉遣いに注意致しましょう。
以上です。
Eメールをよくご利用されている方、たまにご利用される方、
皆様のコミュニケーションがより良いものとなりますように願っております。
この記事をお読み頂き、
少しでも皆様のお力になれたら幸いでございます。
どうぞ今後ともよろしくお願い致します。
黒田
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■ 3. 編集後記
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気になる会社のホームページは2,3ヶ月に1回など
定点観測するようにしてから早5年、
伸びた会社、残念ながらつぶれてしまった会社、事業構造を変えた会社
といろいとあります。
そんな中、長く続けるためには何が大切なのかいつも自問します。
よくはわからないですが、
最低限、嘘を付かず、利己的にならず、
長く誠実なお取引ができるように日々、襟を正して
いこうと思っています。
ここまで読んで頂き誠にありがとうございます。
来週も水曜日にお届けします。
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