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マネジメントの少し楽?な手法

投稿日:2012年8月24日 カテゴリー: マネージメント

いつもありがとうございます。
今日もお疲れさまです。
弊社はお盆明けの初日でした。
休むと体力が充電されて仕事を
する気があがりますね。

本号ではマネジメントに関する細かい気づきと
ビジネスEメールの基本に関してお届けします。


目次━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【1】 マネジメントの少し楽?な手法
【2】 ビジネスEメールの基本 ■前半■
【3】 編集後記

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■ 1.  マネジメントの少し楽?な手法

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試行錯誤でマネジメントを研究、実践しています。
実際、誰かにマネジメントをされた経験がアルバイト以外で
あまりないのでよくわからないことも多く
今までチームで仕事をし、成果を出すためのマネジメントをしていくのは
正直かなり苦痛でした。

が、最近ある方法を実践し始めてから少し気が楽になりました。

「オペレーションに関しても主要数値を毎日出して、
細かいことには口を出さず、各々が自主的に判断して仕事をしてもらう。
プロセスはまかせて毎日結果の数字を見て
進捗具合や異常を把握し、適宜アドバイスしていく。」
という方法です。

細かいプロセスまで気にし出すと
人数 × 一日の細かい意思決定
と人が増えるたびに考えること決めることが
莫大になり気苦労が増えます。
そこでプロセスに関しては相談、報告されない限り
口を出さずに数字という結果だけに口を出す、アドバイスをしていく
という形にしてからだいぶ楽になりました。

プロセスの結果が数字に出るので
毎日、数字を定点観測していれば
うまくいっているのかうまくいっていないのかがわかりますので
プロセスにいちいち口を出すよりも
効率的です。

また、細かいプロセスにまで口を出すと
スタッフも「難しいことは自分で考えなくても決めてくれる」
とちょっとした依存関係になってしまうので
裁量を与えて自主的に判断して仕事を進めるほうが
ごちゃごちゃ言われずにのびのびやれるし、実力もつきやすい
のではと考えています。

更に、本日より、相談して上役に意思決定を促す
相談は原則なしで
自分の頭で2,3個の有効と思われる選択肢を比較検討し、
結論とその理由を考え、
その道筋を上役に説明して
いかがでしょうか?
という確認、もしくは意見も求める形にしました。

この変更でどうなるかわかりませんが、
自分で決めて自分で失敗することが
一番身にしみて学ぶことができるので
よい結果になるのではと想像しています。

また、メルマガで結果をご報告させて頂きます。



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■ 2. 「ビジネスEメールの基本 ■前半■」

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こんばんは、黒田です。
先日は、ビジネスEメールについて勉強致しました。


Eメールとは、ビジネスを円滑に進める為のコミュニケーションのひとつであり
ます。
今回はビジネスEメールにおいて作成時のポイントをご紹介します。

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<前提>
コミュニケーションとは、人間が互いに意思・感情・意思を伝え合うこと。
言語・文字、その他視覚・聴覚に訴える身振り・表情・声などの手段によって行う

つまり、「意思疎通を通じて相手と共通認識を持つ」こと
※気持ちは、相手に伝わって、はじめて成立したと言えるのが、コミュニケー
ション。

・コミュニケーションの目的は、伝える側と受け手が共通認識を持つ状態になること
・意思等が伝わったかの判断は、受け手が決める
・受け手に伝わりにくい手法は注意や配慮が必要
 
<作成時のポイント>

■ポイント1.件名は人目でわかる内容にする
読み飛ばしや優先順位を下げられてしまうような確率を下げることができます。


■ポイント2.メール本文の冒頭には送信先の会社名や部署名、氏名などを入力する
部署全員に送信に送信する場合など:「○○部員各位」「○○部の皆様」「関係者各位」


■ポイント3.メール本文はビジネス文書にする
「結論」からを基本にします。
※機種依存文字は文字化けしてしまう恐れがあるので、避けましょう。


■ポイント4.改行と空白、箇条書きを有効活用し簡潔にまとめる
1行20~30文字程度を目安に改行し、2~5行文章が続いたら空白の行を入れるよ
うにしましょう。
※箇条書きを有効活用し、読み易いように簡潔さを心がけます。


■ポイント5.冒頭・結びのあいさつを忘れない
社内は「お疲れ様です」、社外は「お世話になっております」などの
ビジネスでのあいさつを忘れずにしましょう。
結びは、本文に対応した言葉で締めましょう。


■ポイント6.文末には忘れずに書名を入力する
受信者がメール返信以外でもすぐに連絡し易いように、
末尾には電話番号やFAX番号を添えた署名を入れるのが、
ビジネスEメールのマナーです。

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そして次に
「送信時」「プラスα」のポイントを学びます。

この先のプロセスは、
今後、ご紹介していきます。

この記事をお読み頂き、
少しでも皆様のお力になれたら幸いでございます。

どうぞ今後ともよろしくお願い致します。




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■ 3. 編集後記

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久しぶりにまとまった休みを取らせて頂き
たくさん寝て、たくさんごろごろと本を読んで
ゆっくりできました。
やはり、メリハリを付けて仕事をするのが
大切なんだなと感じました。
ここ、最近、お陰さまで受注が増えて
忙しいのですが、あまり長い時間働いても
生産性は上がらないので
働く時間を短縮して同じ成果を出す!
ということにチームで取り組んでいこうと
考えています。

ここまで読んで頂き誠にありがとうございます。
来週は水曜日にお届けします。


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