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ファシリテーション ~会議運営スキル~

2012年08月23日(木)メルマガマネージメント

こんばんわ。
今日もお疲れさまです。
谷口です。

知識・経験ともに未熟な自分とスタッフで日々闘っています。
少ない情報の中で意思決定をしないと
結局前に進まずわからないままということになってしまいます。
そうならないように少ない経験・情報の中から論理的に考えて
いいんじゃないか?と思えることをどんどん決定して前に進み
結果という情報を得てから再度、振り返り軌道修正していくように
しています。
今までは人数が少なかったので情報の共有も安易だったので
会議という公的な会を通して決定をせず、
走りながら適宜、決めていました。ただ、人数も増えて来たので
毎日の日報で重要数値を各自集計し、毎週定例でその数字を
もとに、数値を改善するための会議を行っています。

話しを広げても時間がかかるだけで混沌とする。
また、少ないリソースで事業を運営しているので
この数字が改善すると経営数字(売上・粗利)に対しての
インパクトが大きいという事柄に関して重点的に考え、
何かしらの対策を決定する会議にするように努めています。

そんな会議をより有効にするために
臼井がセミナーで会議のファシリテーションに関して
学んだことを共有させて頂きます。


目次━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【1】 ファシリテーション ~会議運営スキル~
【2】 編集後記

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■ 1.ファシリテーション ~会議運営スキル~

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皆様、こんばんわ。サポート業務担当の臼井です。

今回はファシリテーションを学ぶ研修に行って参りました。

ファシリテーションってなに? と思われる人も多いと思います。

私もこの講義を受けるまではなんだこりゃ? でした。


【ファシリテーション】とは日本語でいうと会議の運営スキルといった
意味になります。

会議や、ミーティングなどで参加者の意見を促したし、方向性の舵を
とって会議がまとまるように導き技法の事をさします。

つまりは、会議を効果的なものにするための技術ということになります。

日本は諸外国に比べ、会議が多く、会議の時間が長いといわれております。

会議予定が大幅に延長してしまい、次の予定業務に支障が出て困った経験を
された方も多いのでは無いでしょうか?

そうならないために、このファシリテーションという技術があるのです。

ファシリテーションの3大ポイントは

1、【準備】会議をはじめる前に何を決めておくべきか

2,【はじめ方】会議を始めたら、何を最初に明らかにしておくべきか

3、【進め方】何を考え 意識しながら進行るべきか 

この3点になります。


つまり、会議を始める前に事前情報の共有をはなし 
会議が始まったら、その会議が何の為のもので何をどのくらいの
時間で決めたいのいう情報を共有し、参加者が一丸となって
最適な答が出せるように行動すればいいということです。

つまりは、ただ今日の9時から営業会議するよーといって会議の収集をかけて
ただ、ダラダラと会議をするのではなく、

事前に参加者に会議のための資料を作成し、配布し、会議が始まる時間には
すぐに会議に望める状態にスタンバイしていただき、会議の初めの段階で
今日の会議の目標と最低限何を決めたいのかはなし、設定した時間内でその
目標の内容を目指して議論をすればいいことだと思います。

過去に営業マンを経験し、
多く長いだけの何も決まらない会議に参加してきた経験からいますと
この会議の前に事前に参加者に資料を配布し、
会議の目標を話しておくということはとても効果的に思えます。
会議当日にいきなり資料を渡して意見を求められるよりも
事前に情報をもらえてれば考える時間も多く取れるので、
良い意見が浮かびやすいものと思われます。

会議を行う際には、このポイントを考慮して準備をおこなってみてください。
きっといつもよりもスムーズに会議が進むと思いますよ。





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■ 2. 新スタッフ嵯峨野のご紹介

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はじめまして。
6月に入社を致しました、嵯峨野です。

京都に嵯峨野という地名がありますが、
生まれも育ちも横浜です。

特技はピアノを弾くことです。
5才頃から大学卒業までレッスンに通っており、
難曲をガーッと弾くことでストレス発散してます。

趣味は絵を描くこと、お菓子作り、旅行、トレッキングなどです。

実は私、漫画家を目指しておりまして
ろくに就職活動もせずに大学を卒業してしまいました。

今年の3月に大学を卒業したばかりで、
web専門スクールに通った後
右も左もわからずweb業界に飛び込みました。

現在は目の前のことをこなすのに精一杯です。

本音を言いますと
私はアナログ好きな人間でして、パソコンが大の苦手です。
なのでwebに関わる仕事をしている自分がが不思議でしょうがありません(笑)

しかし、
webに関する知識をつけていくうちにwebの面白さに目覚め、
webの世界をもう少し探求してみたいという欲求が湧き出てきました。

まだまだ勉強不足なので、もっと知識を増やしていきたいです。

少しでも皆様のお力になれるよう、
日々精進して参ります。

どうぞよろしくお願いいたします。



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■ 2. 編集後記

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お客様からおしかりの声を頂きました。
自分含めて、スタッフを見ると一生懸命ですが、空回りしている場面が多い
気がします。
プロとしてきっちりとお客様にご相談、ご説明をしてご納得頂いた形で
ステップを進めていくことがまだまだできてないと
痛感しました。
スタッフのほとんどが、元学生、元フリーター。
しっかりした会社で数年働き、社会人としての
いろはを学ばせて頂いた経験がありません。

まず、やる気、そして本を読む、セミナーに参加する、共に学んだことを教え
あうという努力でどうにかそのハンデを埋めることは可能だと
思ってやる気を重要視してチームを作っています。

ただ、早くお客様にご迷惑をかけず、安心してお仕事をまかせて
頂けるように最大限、努力して参ります。

ここまで読んで頂き誠にありがとうございます。

来週も水曜日にお届け致します。

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