電子契約サービスの活用＜申込書を電子化＞

こんにちは！
CMSproの池田です。

いつも週刊メルマガをご覧頂き、誠にありがとうございます。
今週は、池田が担当させていただきます。

あっという間に8月末。夕方や夜は涼しい日も増えてきたので
だいぶ過ごしやすい日が増えた気がします。
最近は夏風邪も流行っているようなので、体調には十分お気を付けください。

今回のメルマガでは、CMSproでも導入している電子契約サービス、
クラウドコントラクトの実際の使用方法についてご紹介いたします。

■電子契約サービス＜クラウドコントラクト＞とは

クラウドコントラクトはWEB上で契約書を取り交すことができるサービスです。
普通契約・業務委託契約・雇用契約などの契約書はもちろんですが、
申込書や発注書、同意書など、簡単な書類の取り交しも可能です。

管理画面へアクセスし、契約書を送信できる仕組みとなっているため、
パソコンからインターネットが使用できる環境であれば、
特別なソフトのダウンロードも必要なく、簡単に利用することができます。

クラウドコントラクト
https://cloudcontract.jp/

■CMSproではお申込書を電子化しています

CMSproでは、ホームページの制作・運用を承る際に、お申込書の取り交しを行っています。
当初は、紙のお申込書にご記入いただき、郵送やFAXで返送頂く形をとっておりましたが、
現在は、お申込みのご連絡を頂いた段階で、メールでお申込み内容を確認させて頂き、
CMSproでお申込書を作成、電子契約サービスから送信する流れとなっています。

■申込書を電子化で準備したこと

申込書を電子化する際に行ったのは、申込書のフォーマットの修正と、社内でのルール決めです。
申込書のフォーマットは、一から作り直すのではなく、今まで使用していたものを少し修正するのみでした。

今までの紙の場合ではお客さまに お申込み内容を記入いただく形でしたが、
電子契約導入後はお申込みのご連絡を頂いた段階で、お申込書内容を電話・メールで確認し、
頂いた情報をCMSproでお申込書に記入、完成したものをお客様にお送りするよう、社内ルールを決めました。

お客様に記入いただく形から変えた理由としては、電子契約でスムーズにやりとりをするために、
お客様に行って頂く作業を最小限に抑えようと思ったからです。
事前に確認を行ったうえで申込書を作成するため、記入ミスも防止できています。

■申込書を電子化してみると・・・・・

◎印刷で手渡し・郵送・FAXよりも遥かに楽
◎PDFデータで統一されるので管理しやすい
◎お申込書が戻ってくるまでの時間もかなり縮まる
◎送付後、返信を頂いてない方の確認・再送が簡単

電子化はちょっと手間がかかるかなと思いましたが、
実際はそんなに手間もかからずという結果です。

今後も使っていくので、またなにか発見があれば
こちらでもご紹介していければと思います。

■■■電子契約は実際どんな感じなのか■■■

ここまでお読みいただいた方、ちょっとでもご興味をお持ち頂けましたら…
Sampleの契約書を用意いたしましたので、ご興味ございましたらぜひご覧下さい

[電子契約｜申込書Sample確認方法]

※Chromeブラウザでの閲覧推奨
※sampleなので[同意]のボタンは押さないでください

【1】確認用のURLへアクセス

【2】メールアドレスの確認画面でアドレスを入力
※通常の場合はご契約書が届いたアドレスとなりますが、今回はサンプルなので
〔　000@rinya.co.jp　〕のアドレスをご入力ください

同意のボタンを押してしまうと他の方が見れなくなってしまうのでご注意ください( ﾉД`)
最後までお読みいただきありがとうございます！

池田